Как работает правильная горячая линия

Колл-центр для бизнеса
Задумывались ли вы, почему из 10 компаний, куда мы звоним, чтобы записаться на прием к врачу или узнать, как заблокировать кредитную карту, более половины вызывают только расстройство?

Правильная горячая линия работает так, чтобы решались задачи вашего бизнеса. (больше о задачах, которые решает горячая линия вы можете прочитать здесь) Клиенты должны получать грамотную консультацию, а вы - обладать исчерпывающими данными и знать, как много звонков поступает, по каким вопросам к вам обращаются, решаются ли проблемы клиентов при первом обращении или им приходится звонить повторно, сколько времени клиенты висят на линии и т.д.


Как запускается горячая линия


Работа над проектом по созданию горячей линии проходит в 5 этапов:


1. Определить цели и задачи


Прежде всего заказчик и колл-центр определяют задачи, которые должны решаться с помощью горячей линии. Например, медицинскому центру нужно записывать пациентов на прием. Интернет-магазинам необходимо принимать звонки, чтобы консультировать клиентов по товарам и оформлять заявки на покупку. Некоторым компаниям требуется первая линия технической поддержки для того, чтобы решать по телефону технические вопросы (не работает принтер, не включается касса и т.п.)


Заказчик и колл-центр на этом этапе договариваются о том, как именно будет строиться работа, в какие сроки она будет сделана, по каким параметрам будет оцениваться эффективность и прочие вопросы, о которых вы можете более подробно узнать в статье как  провести переговоры с колл-центром.


2. Собрать информацию


Наши специалисты составляют опросник для заказчика, чтобы собрать всю необходимую информацию о компании, об услугах и товарах, о настройке специализированных программ и оборудования (если речь идет о первой линии технической поддержки) и пр. Без этой информации дальнейшие этапы работы невозможны.


3. Разработать сценарий


На основе брифа (опросника) создается сценарий беседы с клиентом, его согласуют с заказчиком и тестируют. Оператор придерживается сценария, но не читает его слово в слово, в живом диалоге допускается импровизация. Иногда во время такой импровизации рождаются фразы, которые оказываются более убедительными, чем те, что были в заготовке.


Например, один наш сотрудник, предлагая подключение ТВ-каналов и отрабатывая возражение клиентов, придумал такую фразу: ”если вам понравится, будете пользоваться дальше, если не понравится, отключить всегда успеете. Отключить проще простого.” Этой фразы не было в сценарии, но, анализируя звонки, мы заметили, что она позволяла переубедить сомневающихся клиентов в покупке и стали использовать данный речевой модуль в работе. На любом этапе в сценарий можно вносить правки, если это нужно.


4. Обучить операторов


Отдел обучения разрабатывает тренинги с учетом особенностей проекта. Операторы должны хорошо знать не только теорию (свойства продукта, его преимущества, особенности проекта, информацию о компании заказчика и пр.), но и пройти практическую часть обучения. Они отрабатывают в игровой форме навыки беседы с конфликтными абонентами, учатся продавать, убеждать, отвечать на претензии и т.п.


5. Вести аналитику


После того, как клиент повесил трубку, работа колл-центра не заканчивается. Звонки записываются, их слушают и анализируют сотрудники отдела контроля качества, следят за тем, чтобы операторы корректно консультировали клиентов, не отклонялись от сценария, соблюдали современные стандарты качества. По проекту ведется детализированная отчетность, которая отправляется заказчику в удобном для него формате.


Технология управления звонками


Для приема звонков в нашей компании используется свое собственное программное обеспечение. Оно позволяет отвечать на звонки, обрабатывать сообщения в чатах и мессенджерах, распределять нагрузку между операторами в зависимости от их квалификации.

 Программа знает, какую квалификацию имеет каждый оператор: одни отвечают за продажи, другие владеют иностранным языком, третьи консультируют по продукту и т.п. Система распределяет обращения в зависимости от того, с каким вопросом обращаются клиенты. Все это позволяет быстрее отвечать на звонки, повышать качество обслуживания и увеличивать продажи, если на горячей линии предполагаются дополнительные продажи.



Иногда случается так, что клиент вешает трубку до того, как дождется ответа. Теряется ли такой звонок? Нет, программа фиксирует данные абонента и автоматически перезванивает ему. Как только абонент снимает трубку, программа соединяет его с освободившимся оператором. Если же клиент перезвонил в компанию сам, то программа не набирает его номер.


Голосовой помощник горячей линии


Когда вы звонили на горячую линию, то наверняка сталкивались с роботом, который предлагал “Нажать цифру 1, чтобы узнать, как пополнить счет на телефоне, нажать 2, чтобы узнать про условия вашего тарифа, нажать 3, чтобы отключить платные услуги”.


Это система IVR, голосовой помощник, который может информировать клиента по некоторым вопросам и дать ответ без помощи оператора. IVR позволяет снизить затраты на обслуживание горячей линии, автоматически перераспределить вызовы на нужного специалиста, уменьшить время ожидания клиента на линии, освободить операторов от часто задаваемых вопросов. Специалисты колл-центра ведут статистику, фиксируя процент клиентов, которых удалось обслужить с помощью этого робота.


Параметры, по которым оценивается эффективность


Для того, чтобы понять, насколько хорошо справляется с работой горячая линия, специалисты колл-центра отслеживают определенные показатели, например, насколько заинтересован оператор в решение проблемы абонента, насколько полную информацию он предоставил, как быстро было обработано обращение.


Кроме того, мы контролируем соблюдение договоренностей с заказчиком по другим показателям. Например, AD (Average Delay), который определяет, какое время ожидания допустимо для клиента до соединения с оператором: 5, 8 или 10 секунд. Эта цифра обсуждается до запуска проекта. Есть и другие показатели, о которых более подробно мы рассказывали в статье как оценить эффективность колл-центра.


Резюме


Правильная горячая линия – это сложный процесс, который требует серьезной подготовки, а потому ее организацию лучше доверить экспертам. Тогда будут решаться задачи вашего бизнеса, вы сможете отслеживать аналитику по проекту, а клиенты будут лояльны к компании.


Вам также будет интересно

Телефонный опрос в бизнесе: как сделать опрос эффективным
Телефонный опрос в бизнесе: как сделать опрос эффективным
Что раздражает клиентов: 10 ошибок колл-центров
Что раздражает клиентов: 10 ошибок колл-центров
Как в Smarter устроена система обучения операторов
Как в Smarter устроена система обучения операторов
Как правильно работать с клиентской базой во время карантина и после него
Как правильно работать с клиентской базой во время карантина и после него
Техподдержка Smarter: как 1 услуга решит 4 проблемы
Техподдержка Smarter: как 1 услуга решит 4 проблемы
Как выбрать колл-центр: личный опыт нашего действующего партнера
Как выбрать колл-центр: личный опыт нашего действующего партнера
Что делать, чтобы получить клиента: секреты сценария продаж
Что делать, чтобы получить клиента: секреты сценария продаж
Холодный обзвон: как мы увеличили конверсию от 2% до 9,7%
Холодный обзвон: как мы увеличили конверсию от 2% до 9,7%
5 типичных ошибок при выборе колл-центра
5 типичных ошибок при выборе колл-центра
Чек-лист для тех, кто ищет надежный колл-центр
Чек-лист для тех, кто ищет надежный колл-центр
Интернет-магазин: как продавать больше на входящих звонках
Интернет-магазин: как продавать больше на входящих звонках
Карантин после карантина или #каквсезакончится
Карантин после карантина или #каквсезакончится
7 лет на связи
7 лет на связи
Как грамотно выбрать колл-центр, чтобы получить максимальный результат
Как грамотно выбрать колл-центр, чтобы получить максимальный результат
Точки роста бизнеса на практических кейсах
Точки роста бизнеса на практических кейсах
Оператор колл-центра на дому: интервью с сотрудником “Smarter”
Оператор колл-центра на дому: интервью с сотрудником “Smarter”
Исполнительный директор Smarter дал интервью телеканалу Россия 24 Пенза
Исполнительный директор Smarter дал интервью телеканалу Россия 24 Пенза
Телефонные звонки: 4 проверенных способа найти своего клиента
Телефонные звонки: 4 проверенных способа найти своего клиента
Каналы связи с клиентом: тренды 2020
Каналы связи с клиентом: тренды 2020
Что должно быть в хорошем сценарии?
Что должно быть в хорошем сценарии?
Помогаем организоваться бизнесу
Помогаем организоваться бизнесу
Как работает правильная горячая линия
Как работает правильная горячая линия
Как оценить эффективность колл-центра
Как оценить эффективность колл-центра
5 правил успешного телемаркетинга
5 правил успешного телемаркетинга
Вакансия оператора горячей линии — построить карьеру за 3 года
Вакансия оператора горячей линии — построить карьеру за 3 года
Работа на удаленке: как сохранить командный дух на примере "Smarter"
Работа на удаленке: как сохранить командный дух на примере "Smarter"
Мотивация персонала в колл-центре: как нам удается мотивировать 1100 сотрудников
Мотивация персонала в колл-центре: как нам удается мотивировать 1100 сотрудников
Горячая линия или холодные звонки: что больше подходит вашему бизнесу?
Горячая линия или холодные звонки: что больше подходит вашему бизнесу?
Зачем возвращать бывших клиентов
Зачем возвращать бывших клиентов
Добрые дела вместо подарков
Добрые дела вместо подарков
5 преимуществ продаж B2B с помощью колл-центра
5 преимуществ продаж B2B с помощью колл-центра
Сколько стоят услуги колл-центра: подводные камни в расчётах
Сколько стоят услуги колл-центра: подводные камни в расчётах
Контроль качества: о сложной системе простыми словами
Контроль качества: о сложной системе простыми словами
Контроль качества обслуживания: как простые вопросы могут вывести бизнес на новый уровень.
Контроль качества обслуживания: как простые вопросы могут вывести бизнес на новый уровень.
Возможности бизнеса на карантине.
Возможности бизнеса на карантине.
Почему выгоднее искать клиентов через колл-центр, а не самостоятельно?
Почему выгоднее искать клиентов через колл-центр, а не самостоятельно?
Left
Right
Хотите больше полезного контента?
Подпишитесь на нашу рассылку. Обещаем никакого спама, только полезный контент.
Нажимая кнопку "Подписаться" вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и политикой обработки данных, а также с отправкой вам полезных статей и новостей на почту.
Нужен колл-центр?
Ответь на несколько вопросов и получи расчет на почту.
Экспертные материалы про колл-центры на канале Яндекс.Дзен
Мы создали канал c полезным контентом на Яндекс.Дзене. Если у вас есть вопросы, как найти колл-центр, как контролировать, как оценивать эффективность, ответы вы найдете у нас на канале.
Перейти на канал